Blogi

Online-kohtaamiset: webinaarista hybriditapahtumaan

Kun emme nyt pysty tapaamaan reaalielämässä, täytyy ottaa käyttöön digitalisia työkaluja ja järjestää tapaamiset verkossa. Nimiä riittää: webinaari, webcast, virtuaalikonferenssi, hybriditapahtuma, multi hub -tapahtuma. Miten nämä eroavat toisistaan, ja millaista tekniikkaa ne vaativat? 

Termit kuntoon 

Online-tapaaminen – online-palaveri, sisäinen tai esim. asiakkaan kanssa. Työkaluna voi olla vaikkapa TeamsGoogle Duo tai Google Meet

Webinaari – online-seminaari, jossa osallistujilla on yleensä mahdollisuus lähettää kysymyksiä, vastata kyselyihin tai osallistua puheenvuoroin. Webinaarien järjestämiseen on paljon erilaisia työkaluja, esim. Zoom, WebexGotowebinar jne.  

Webcast – videomuotoinen lähetys, joka monesti toteutetaan live-striiminä. Usein televisiolähetyksen kaltainen. Käytetään paljon tiedotukseen ja koulutukseen. Tallenne voidaan tarjota jälkeenpäin katsottavaksi. Esimerkiksi vlogit ovat usein sisällöltään hyvin webcast-tyylisiä, mutta tyypillisesti niistäkin ne laadukkaimmat on toteutettu yhdessä ammattitiimin kanssa, joka huolehtii kuvan ja äänen hyvästä laadusta. 

Virtuaalikonferenssi – teknisesti vaativampi toteutus webinaarin verrattuna. Sisältö voi koostua monista puheenvuoroista ja haastatelluista. Tapahtumalla on oma juontaja ja moderaattori. Tarvittaessa juontaja tai moderaattori tarkistaa yleisön kysymykset ja esittelee ne puhujille.

Hybriditapahtuma – tapahtuma, joka tapahtuu samanaikaisesti sekä livenä että netissä. Tässä tapauksessa tapahtumajärjestäjällä on myös AV/striimaus-kumppani, joka auttaa tapahtuman toteutuksessa. Hybriditapahtuma vaati sisällön suunnittelua sekä live- että online-yleisölle. Aika usein tämä tarkoittaa omaa hostia online-yleisöille, vain netissä näytettäviä puhujahaastatteluja jne.  

Online-tapahtumien tekniikka

Online-palaveri kollegoiden kanssa onnistuu helposti läppärillä. Tätä kokemusta voi parantaa esim. näin: 

  • käytä kuulokkeita, joissa on mikrofoni tai erillinen mikki + kuulokkeet
  • käytä built-in”-läppärikameran tilalla parempaa erillistä webkameraa
  • varmista, että tilassa on hyvät valot ja puhuja näkyy selkeästi  
  • käytä kiinteä nettiä tai varmista, että tilassa on vahva WiFi-verkko 

Laadukkaan webinarin järjestäminen vaatii lisää tekniikkaa ja lisää työkaluja 

  • äänieristetyn tilan 
  • hyvän mikrofonin 
  • laadukkaan kameran 
  • kuvausvalot 
  • kiinteän netin 
  • laitteen, joka siirtää videota ja ääntä tietokoneeseen webinaaria varten.

Maksullisessa webinaarissa tekninen toteutus on tärkeä, koska osallistuminen tapahtuu vain netin kautta. Kuvan laatu ja äänen toimivuus vaikuttavat osallistujan kokemukseen voimakkaasti. Palvelu, jonka kautta webinaari toteutetaan voi tarjota mahdollisuuden online-kysymyksiin, äänestyksiin tai vaikka maksua vastaan osallistumisen. Livestriimauksen lisäpalvelunaon seminaarin tallentaminen videoksi. Silloin videota voi käyttää markkinoinnissa ja haluttaessa näyttää myöhemmin netissä on-demand -vaihtoehtona.  

Virtuaalikonferenssin toteutus vaatii yleensä studion, jossa juontaja ja puhujat kuvataan. Puhujat voivat osallistua myös eri paikoista netin kautta. Tapahtuman AV-tiimi varmistaa, että tuotanto on laadukas ja antaa muuta teknistä tukea. 

Virtuaalikonferenssissa, samoin kuin hybriditapahtumassa, AV-tiimin ja tapahtumajärjestäjän yhteistyö on asian ytimessä. Yhteistyö kannattaa aloittaa jo suunnittelun alkuvaiheessa, jotta tiedät etukäteen miten erilaiset tuotantototeutukset vaikuttavat budjettiin. Online-elämyksiä on helpompi toteuttaa, kun käytät muutama kameraa, jotta osallistujan on mielenkiintoisempi seurata juontajaa ja puhujaa. Näin virtuaalikonferenssin ja hybriditapahtuman toteuttaminen on aika lähellä TV-lähetystä. 

Mikä on minimi tiimi ja laitteisto striimausta varten? 

Ohessa listattu tyypilliset tekniset tarpeet, joita erityyppisten striimauksien tekoon tarvitaan. Oikea lista kuitenkin pitää tehdä tapauskohtaisesti riippuen tapahtuman tyypistä, esitysmateriaalista, puhujien määrästä ja heidän sijainnistaan.

Laitteisto & Tiimi / Tilaisuus Webinaari Virtuaalikonferenssi 
Tietokone
Kuvausvalot 
Kiinteä netti 
Mikrofoni 
Pieni kamera    
Videokaappari / laadukas webbikamera 
Web-studio /muu sopiva tila  
Puheäänentoisto  
Kamera (t)  
Robokamera (t)  
Äänimikseri  
Kameramikseri  
Data- ja striimauslaitteisto  
AV-tiimi  

Mitä ja mihin striimaan?

Striimaus-työkalun valinta riippuu siitä, myydäänkö sisältö osallistujille vai annetaanko ilmaiseksi, ja kuinka paljon online-yleisö voi osallistuja tapahtumaan esim. chatin ja kysymysten kautta. Mikäli sisältö on avoinna kaikille, voit striimata esim. Facebookiin, YouTubeen tai Vimeoon.

Striimaus-kumppanilla voi olla myös oma alusta, johon striimataan. Saat heiltä halutessasi myös linkin, jonka voit upottaa omalle web-sivulle. Live-striimausalustan avulla voit tarjota turvalliset ja monipuoliset palvelut asiakkaillesi myös oman brändisi ilmeellä.