Av-tekniikka on viime vuosina kehittynyt nopeasti ja myös hinnat ovat laskeneet kuluttajatuotteisessa roimasti. Nykyään kaikilla perheillä on vähintään yksi kannettava tietokone, mutta yhä useammalla on henkilökohtainen älypuhelin sekä myös oma tabletti.

Aasian markkinoiden avautumisen jälkeen tekniikkaa valmistaa yhä useampi yritys: Enää ei ole vain Dellin ja Applen tietokoneita, Nokian ja Ericsson puhelimia, Sonyn ja Philipsin kasettisoittimia, vaan merkkejä on useita. Sama tilanne on käyttöjärjestelmien ja softien kohdalla.

Osa meistä on kokeneita tietotekniikan käyttäjiä, osa meistä elää ”yhdessä maailmassa” eli vain yhden yrityksen käyttöjärjestelmät ja tuotteet ovat tuttuja.

Mitä tämä tarkoittaa seminaarijärjestäjän kannalta? Jokaisessa tapahtumatalossa on eri tekniikka, ja sitä käyttää yhä kirjavampi väki tekniikkaosaamisellaan, mukaan lukien teknikot, esiintyjät ja puhujat.

Tällöin on olennaista käydä tapahtumatalon kanssa läpi, mitä tekniikkaa on tarjolla, miten se soveltuu seminaarisi tarpeisiin ja tarvitsetko mahdollisesti lisää av-tekniikkaa — huomaa, että seminaarin tarpeet kattaa niin sinun, puhujiesi kuin yleisön tarpeet ja käyttövalmiudet.

Teimme sinulle artikkelisarjan, mitä sinun kannattaa ottaa huomioon päättäessäsi seminaarisi av-tekniikasta, miten voit opastaa puhujiasi ja mitä sinun on hyvä ottaa huomioon tehdessäsi omaa esitystäsi seminaaria varten. Artikkelisarja on suunnattu nimenomaan henkilöille, joille seminaarin järjestäminen on uutta. Mikäli olet seminaarialan konkari, lähetä meille viestiä aiheesta, josta haluaisit lisäinformaatiota!

Aloitamme artikkelisarjan valkokankaalla näytettävistä asioista, ja miten se vaikuttaa av-tekniikkaan. Tulossa on myös vinkkejä äänentoistoon, Power Pointtien ja Pdf:ien tekemiseen, videontoistopalveluiden käyttöön sekä puhujatukeen.

Valkokangas-materiaalit

Varaamassasi seminaaritilassa on todennäköisesti projektori ja valkokangas tai iso näyttö. Projektorin kautta valkokankaalle heijastetaan seminaarimateriaalit yhdeltä tai useammalta tietokoneelta.

Mitä sinun pitäisi tietää tässä vaiheessa?

Päätä, mikä kuvasuhde sinulla on käytössä. Mikä on kuvasuhde? Se tarkoittaa, minkä kokoinen esitys heijastetaan valkokankaalle. 4:3 tekee esityksestä neliskulmaisen. Kotona oleva televisio ja normaali tietokone tukevat kuvasuhdetta 16:9.

Nykyään kuvasuhde 16:9 on vakiintuneempi, ja sitä monien seminaarisalien av-tekniikka tukee automaattisesti. Kuitenkin esimerkiksi monet tieteisalan professorit käyttävät 4:3-kuvasuhdetta esityksissään.

Mikä ero näillä on?

Jos tilassa on käytössä 16:9 kuvasuhteeseen perustuva näyttö/valkokangas, 4:3-kuvasuhteessa oleva esitys jättää siistit mustat reunapalkit valkokankaaseen. Jos tilanne on toisin päin, 16:9 kuvasuhteessa oleva esitys ei mahdu 4:3 valkokankaalle, vaan esitys menee reunoista leveäksi. Tällöin projektorilla voidaan pienentää heijastettavaa aluetta, jolloin myös esitys pienentyy.

Miten kontrolloin kuvasuhteen käyttöä?

Kun olet sopinut esiintyjän tai puhujan kanssa, että hän tulee tilaisuutesi, lähetä hänelle luennoitsijaohje, joka kiteyttää kaiken oleellisen puhujalle. Se tarkoittaa myös esim. mistä he tulevat sisään, missä he käyvät rekisteröitymässä tai ilmoittautumassa, onko heille varattu ruokaa yms. Luennoitsijaohje sisältää myös av-tekniikan ohjeistuksen, jonka olet tehnyt yhdessä av-tekniikasta vastaavan kanssa. SVV:ltä saat aina tilaisuuteesi räätälöidyn av-ohjeen luennoitsijoille, jonka voit liittää omaan puhujapakettiisi.

Tässä nopea vinkki, miten Power Pointissa pääset vaihtamaan kuvasuhdetta. Valitse valikkonauhasta Rakenne-välilehti. Sen oikeassa reunassa on Dian Koko -painike. Power Point ehdottaa automaattisesti joko 4:3 tai 16:9 -kuvasuhdetta. Kun avaat Power Pointin, se antaa oletuksena jo 16:9-kuvasuhteessa olevan dian.

Isojen valkokankaiden hyödyntäminen

Mikäli olet varannut tilan, jossa on suuri valkokangas, selvitä, voidaanko valkokankaalle ajaa useampaa esityskuvaa samanaikaisesti. Tämä mahdollistaa esimerkiksi viestiseinän tai kamerakuvan näyttämisen samanaikaisesti, vierekkäin valkokankaalla. Yleensä kuitenkin se vaatii lisätekniikkaa ja tällöin myös isompaa budjettia av-tekniikan osalta.